Как найти время... на всё!

Очень часто женщины жалуются, что не успевают сделать все, что запланировали. Муж, дети, работа, готовка, личные интересы – на все это надо найти время. Вот и получается, что планов у нас много, а день кажется таким коротким… Но выход есть всегда: нужно научиться управлять временем.

Важные цели

Итак, вы хотите научиться управлять вашим временем. Тогда для начала определите наиболее важные для вас цели. В этом вам помогут следующие вопросы:

1. В данный момент ваша цель на работе – это: новая должность / повышение зарплаты / завершение длительного или важного проекта / другое.
2. Что я должна предпринять, чтобы добиться своей цели?
3. Что мешает мне сосредоточиться на реализации главной цели?

Если на один вопрос вы даете сразу несколько ответов, тогда расставьте их по приоритетности, то есть самое главное сейчас – это… Менее важная задача – это…

Управление временем подразумевает, что каждый рабочий день вы будете планировать. Эксперты советуют составлять планы для 60% времени, а 40% следует оставлять на непредвиденные дела. Конечно, эта пропорция может значительно изменяться, ведь все зависит от той сферы, где вы работаете. У специалистов, занимающихся маркетингом, продажами, рекламой непредвиденные обстоятельства возникают чаще, чем у людей, которые ведут более спокойную и планомерную деятельность (программисты, преподаватели).

Каждое утро перед началом рабочего дня составляйте план. На первое место нужно ставить не самые легкие или интересные задачи, а самые важные, то есть те, которые вам помогут реализовать вашу главную цель или те, которые повлекут наиболее негативные последствия для вашего дела, если не будут выполнены. Помните, что для вас важнее реализовать одну большую задачу, чем несколько маленьких и менее значимых.

Постарайтесь прилагать максимум усилий в наиболее продуктивное для вас время. В основном самым продуктивными считаются утренние часы, однако некоторые люди предпочитают работать вечером или даже ночью в силу своих индивидуальных особенностей. Именно в самое продуктивное время должны решаться наиболее важные задачи.

Инвентаризация времени

Периодически проверяйте, на что вы тратите свое время. Для начала вы должны понимать, на реализацию каких целей уходит больше всего времени. А потом вам нужно проверить, хватить ли у вас времени на реализацию намеченного плана. Для этого нужно фиксировать, сколько времени вы тратите на выполнение очередного пункта плана. И не забывайте, что чаепития, обеды и прочие дела, которые напрямую не касаются работы, тоже должны быть измерены. Только не нужно пугаться, что придется слишком много подсчитывать и все время смотреть на часы. Сегодня достаточно установить на компьютере программу, которая посчитает время за вас, вам же нужно нажать «старт», когда вы начинаете какое-то дело, а потом – «стоп», когда вы это дело заканчиваете.

Инвентаризация времени проводится вовсе не для того, чтобы пожурить себя за невыполнение того или иного пункта плана. Главное здесь – понять, что стимулирует вашу работу, а что мешает следовать намеченному плану. Если окажется, что ваш план в принципе не выполним, тогда следует откорректировать его, тщательно продумав каждый пункт. При инвентаризации также важно определить резерв времени.

Проведя такие наблюдения, можно решить, от каких задач можно отказаться в пользу более важных дел. Также инвентаризация поможет вам сократить время на реализацию незначительных или не особо нужных для дела задачи. Лишний перекур, чашка кофе, Интернет-серфинг… В итоге на эти ненужные мелочи вы тратите не менее часа в день. Однако если вы воспринимаете чашку кофе или сигарету как возможность отдохнуть, и именно с их помощью вы отдыхаете максимально эффективно, тогда пусть все остается на своих местах. Если же сигарета или экран монитора вас еще больше утомляют и напрягают, тогда поищите более действенные способы релакса. И не забудьте ответить на еще один вопрос: а не являются ли ваши перекуры или интернет-серфинг обычными поглотителями времени?

Находите интерес

Меньше всего мы стремимся выполнить дела, которые не вызывают у нас особого интереса. Если от них вам отказаться нельзя, тогда нужно отыскать мотив, который сделает неинтересные дела интересными. Вы наверняка скажете, что сделать это нереально. Однако вы ошибаетесь. Удовольствие можно получать от любого занятия, просто не нужно забывать о вашей главной цели. Воспринимайте очередное неинтересное занятие как шаг навстречу ее реализации, и вы преодолеете внутренний барьер. Поищите стимулирующие факторы. К примеру, вам легче работается под музыку, или вы не можете работать, если вокруг не царит творческий беспорядок, или же, наоборот, для лучшего погружения в работу вам требуется идеальный порядок.

Этому нет оправданий…

Еще одна важная задача – отделение реальных препятствий от препятствий воображаемых. Слишком часто мы находим отговорки, чтобы оправдать свои поступки. Не сделал проект, потому что болела голова. Не пришла на работу вовремя, потому что выпал снег. Такие оправдания сопровождают нас всегда и везде, и мы их уже просто не замечаем. К примеру, вы приходите на работу и первым делом проверяете почту, ведь, возможно, вам написал какой-нибудь важный клиент. А на почте вы обнаруживаете много интересных писем от друзей или рассылки с интернет-сайтов и их же нужно прочитать! Так вы тратите свое бесценное время на то, что можете прекрасно сделать на досуге.

Что ест наше время

Время – это самый настоящий деликатес для поглотителей времени. В этом вы еще раз убедитесь после инвентаризации времени. Чтобы избавиться от этих прожорливых чудовищ раз и навсегда, воспринимайте их как неких бесполезных элементов, которые отдаляют реализацию вашей цели. Лишний перекур, чашка кофе или пустая болтовня с подругами по телефону отнимает у вас ваше драгоценное время. Конечно, работать целый день без отдыха тоже не вариант. Перерывы нужны, но 5-минутный перерыв не должен перерастать в бесконечное сидение на интернет-сайтах или болтовню по телефону. Если вы выделяете на перерыв 10 минут, значит так и должно быть. И ни минутой больше!

Большим поглотителем времени бывает привычка откладывать дело на потом или ожидание чего-то необходимого для начала работы. Вот позвонит шеф, и тогда я начну работать. Таких оправданий быть не должно! Золотое правило экономии времени – работайте с первой минуты, никого не ждите!

Если вы руководите предприятием, то, вероятно, поглотителем вашего времени являются задачи, которые должны выполнять ваши подчиненные. Вы берете телефонные звонки на себя, хотя эту работу можно передать секретарше, или составляете важные документы, хотя это тоже не ваша главная забота. Так что поручайте вашим подчиненным все, что они могут сделать самостоятельно, а сами сосредоточьтесь на более важных задачах.

Для молодой мамы серьезным отвлекающим фактором является ее ребенок. Как хочется лишний раз позвонить домой и узнать, как он там покушал или поспал. Если за вашим ребенком присматривает бабушка или няня, тогда договоритесь с ней обсуждать после работы все события, которые происходят в жизни вашего ребенка. Это позволит вам быть максимально осведомленной о жизни вашего малыша, и у вас не будет соблазна лишний раз звонить домой.

Полезные привычки

Вы чистите зубы, завариваете по утрам чай, моетесь, и это не вызывает у вас негативных эмоций, ведь все эти действия для вас привычны. Вот и на работе у вас должны быть привычки, которые настоят вас на нужный лад. Например, перед началом работы сделайте небольшую зарядку или пересмотрите рабочий план. Повторяйте эти действия день ото дня, и через некоторое время привычки станут кнопкой «старт», нажатие которой запустит вас в работу.

Мелочи жизни

Не забывайте, что залог продуктивной работы – это отличая физическая форма. Вряд ли вы сможете настроиться на нормальный рабочий процесс, если не выспались ночью, или ваш желудок пошаливает. Так что периодически посещайте врача и держите тело в тонусе. Плавание, фитнес-клубы, правильное питание, прогулки на свежем воздухе – из этого многообразия активной деятельности вы уж точно сможете выбрать то, что вас устроит и на что у вас хватит времени и финансов.

Наконец, правильно организуйте ваше рабочее пространство. Все необходимые вещи всегда должны находиться у вас под рукой. Создайте для себя наиболее комфортную атмосферу, которая будет стимулировать вашу активность. И не забывайте параллельно с этим бороться с поглотителями времени, составлять планы и отличать главное от второстепенного. Так со временем вы обнаружите, что на самом деле времени у вас не так уж и мало.