Как написать деловое письмо
Вы сильно ошибаетесь, если думаете, что писать письма сегодня неактуально. Конечно, от руки письма сегодня мало кто пишет, однако электронные email как никогда популярны. Иногда в день люди отправляют десятки писем и получают из тех, что пришли к ним на почту, ценную информацию.
Письмо – это способ общения, а общение, всем известно, регламентируется определенными правилами. И если при написании писем родственникам или друзьям особых правил и ограничений нет, то деловую переписку определяет множество правил и ограничений. Каждый человек должен знать эти правила, ведь зачастую от того, как вы обратились к клиенту или работодателю, что вы ему написали, зависят ваши будущие деловые отношения или контракты. Следовательно, деловое письмо просто обязано быть безукоризненным во всех отношениях, ведь даже небольшое отступление от правил в некоторых случаях может вызвать юридические проблемы.
Обычно деловые письма пишутся на фирменных бланках компании, на которых обязательно указана эмблема компании, ее полное название, адреса, телефоны и банковские реквизиты.
Шапка делового письма обычно оформляется стандартно: ФИО адресата и его должность пишутся в верхнем правом углу бланка. Обращение оформляется в центре письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапку можно выделить жирным шрифтом. Вот некоторые примеры обращений: «Уважаемый Александр Петрович!», «Уважаемая госпожа Тамара Сергеевна!», «Уважаемые господа!». При этом следует знать, что в деловом письме нельзя употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа».
Далее переходим к вступлению, где необходимо четко и кратко обозначить основную цель делового письма и причину, по которой пишется данное письмо. Затем идет основная часть, в которой нужно изложить основную суть письма. В конце следует краткое резюме (вывод), которое обычно начинается со следующих слов: «Уверен(ы)», «Надеюсь, что…» и т.д.
Деловое письмо оканчивается фразой: «С уважением, должность и ФИО адресанта». Иногда в конце письма указывается контакты адресанта. Если у делового письма имеются приложения, то они оформляются на отдельных листах. Информация о приложениях должна быть указана в основном письме перед подписью.
Комментировать