Искусство управления своим временем

Умение разумно распределять личное время сейчас в большой цене. Но тот, кто только пытается овладеть наукой планирования, иногда допускает промахи, результатом которых зачастую являются утраченное время и силы. Что же, рассмотрим часто допускаемые ошибки тайм-менеджмента и способы их устранения.

Учитывайте личный суточный ритм

В одной из глав произведения «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», написанной мастером тайм-менеджмента Дэвидом Алленом, приведён классический пример вышеназванной ошибки. У женщины, которая находясь дома, подрабатывает рукоделием, вошло в привычку каждое утро наводить в своём доме порядок.

После того, как домочадцы позавтракали, дети отправились в школу, хозяйка убирает на кухне: вытирает стол, моет грязную посуду. Дальше она занимается наведением порядка в остальных комнатах, и только в послеобеденное время женщина уделяет внимание своему хобби, которое к тому же является серьезным источником дохода.

На первый взгляд, неплохой распорядок дня. Но, к сожалению, эта дама – жаворонок, и пик её плодотворной деятельности приходится как раз на утренние часы. Домашняя работа забирает немало сил, и, когда хозяйка начинает заниматься рукоделием - она испытывает усталость. Через непродолжительное время домой возвращаются дети-школьники, и по окончании рабочего дня приходит супруг. Своя работа откладывается в сторону, и начинаются те же домашние хлопоты. И так изо дня в день: самое ценное время посвящается уборке. Из-за этого подработка становится невыгодной, так как почти не приносит дохода. Самочувствие неважное, да и собственное существование кажется рутиной и бессмыслицей. Однако Аллен считает, что ситуация поправима, стоит только поменять дела местами.

Время наибольшей продуктивности нужно посвящать работе, в которой есть заинтересованность. Занятие рукоделием будет спориться, приносить удовольствие и ощущение реализованности. Домашнюю работу можно сделать и после обеда. Приятное занятие уже выполнено, и потому убирать будет легче. Не секрет, что наведение порядка в доме не требует особой концентрации мыслительной деятельности, поэтому оно станет своего рода передышкой во второй половине дня, по окончании требующего сосредоточения труда. Да и возвращение школьников и супруга нисколько не помешает уборке на кухне.

Героиня прислушалась к рекомендации Аллена, в результате чего её дела улучшились: подработка стала доходной, поднялось настроение, и домашние дела выполнялись качественно и в срок.

Стройте планы с запасом по времени

Если вы обладаете умением расписывать своё время по минутам, и при этом успевать всё и везде - это замечательно. Но, увы, в один прекрасный день такая ваша система обязательно даст сбой.

Нет, с личной пунктуальностью всё в порядке. Просто нередко в жизни случаются непредвиденные обстоятельства. Например, отменили электричку, образовалась автомобильная пробка, или задержался поезд в метро, или пришлось стоять в очереди. А ещё никто не сможет вам гарантировать, что клиент не опоздает на условленную встречу, либо работодатель не примет вас на тридцать минут позже.

Как же быть? Планируйте с запасом, пытаясь предусмотреть варианты, которые несложно предсказать. Собираясь на назначенную встречу в час пик, предпочтите автомобилю метро. Садясь за руль, добавляйте не менее тридцати минут в запас из расчёта на пробки. Добираетесь метро? – «Заложите» не меньше пятнадцати дополнительных минут, вдруг поезд придёт с опозданием. Отдайте предпочтение той электричке, за которой почти сразу по расписанию идёт следующая, а то и две. Так вы подстрахуете себя в случае отмены электрички, на которой собирались ехать.
Нельзя намечать две важные встречи сразу, одну за другой. Вы можете задержаться на первой, а тот же деловой партнёр – потерять время в пробке и прибыть позже. Во время встречи вы будете нервничать и всё время смотреть на часы. Таким поведением можно только испортить переговоры.

Намечая встречу с теми, кто постоянно задерживается, приятелями или сослуживцами, учитывайте время их опоздания в своём графике. Желательно намечать такую встречу после всего запланированного, в конце дня. В противном случае - будет нарушен ваш деловой распорядок.

Закладывайте время на отдых

Многие, составляя свой график, допускают большую ошибку: не намечают время перерыва. По мнению преуспевающей писательницы Е.Миримановой, «супер-женщина – это прежде всего суперуставшая женщина». Представьте ситуацию, что в определённый момент жёстко распланированного дня вас накроет желание минут на тридцать опуститься в кресло, просмотреть прессу, предаться грёзам и при этом никуда не спешить.

И это абсолютно нормально! У вас должна быть такая возможность. Несмотря на большую амбициозность, вы должны понимать, что уставшая измотанная женщина не может выглядеть хорошо и быть преуспевающей. Она допускает немало ошибок, и труд её зачастую менее продуктивен. Такая дама постоянно находится в состоянии стресса, и нередко срывается на своих домочадцах или подчинённых. Нужно периодически отдыхать, это даст только положительные результаты.

Не оставляйте дела нерешёнными

Как показывает практика, не все вопросы могут быть решены в запланированное время. Не получилось сделать нужный звонок, не успели оплатить коммунальные услуги, выяснилось, что ближайший терминал не работает, генеральный директор задерживается в командировке, а без его подписи контракт недействителен. Этот список можно продолжать до бесконечности.

Опасность в том, что «зависшие вопросы» провоцируют состояние стресса. Вы не сможете думать ни о чём другом, и это, конечно же, скажется на делах текущих. Мозг как будто беспрестанно получает информацию о том, что вас ожидает незавершённая работа. А по мере того, как «зависшие вопросы» накапливаются, мы начинаем перегружаться, сбиваемся и ощущаем «бардак в голове». Что же делать?

В тайм-менеджменте есть такая хитрость. Наш мозг воспринимает вопрос, как «подвешенный», до той поры, пока относительно него не принять какое-то решение. Интересно, что человеческая психика принимает, как должное, умозаключение типа «выполнить на той неделе», и перестаёт беспокоиться. Но есть два момента, которые нужно учитывать. Первый - чёткая формулировка решения. Фраза «доделаю, если хватит времени» не годится. Это не произведёт нужного эффекта на психику. Пусть решение звучит примерно так: переношу на одну неделю. Второй нюанс: избавившись от стресса, срочное дело можно и вовсе упустить из вида. Вот почему, чтобы предупредить стрессовую ситуацию, необходимо вести ежедневник, фиксируя в нём всё запланированное.

Учитывайте сезон и погоду

От того, сколько солнечной энергии нам достаётся, зависит не только наше самочувствие, но и то, насколько продуктивны наши мысли, и способны ли мы продолжительно работать. В солнечную погоду мы проявляем больше активности и настроены позитивно. Однако нужно учитывать, что отличное самочувствие снижает уровень критичности. В хмурый день человек более сосредоточен, реже рискует.

День без солнца подойдёт для работы, связанной с подсчётами, для составления важной отчётности или принятия серьёзного решения, в котором недопустима ошибка. В случае если предстоит дальняя дорога и встреча, на которой необходимо излучать позитив, отдайте предпочтение ясному дню.

Осваивайте искусство управления своим временем, и дела непременно пойдут в гору!